Die operativen Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes

In einem vorherigen Blogeintrag konnten wir uns über den Wandel der traditionellen Intranets hin zu Teilen eines weitaus größeren Ökosystems unterhalten: eine Gesamtheit, in der Personen, Prozesse und Informationen miteinander verbunden sind und durch Technologie als Erweiterung der traditionellen Arbeitsplätze unterstützt wird – daher auch der Begriff des „digitalen Arbeitsplatzes“.

In diesem Beitrag werden wir die hauptsächlichen operativen Vorteile genauer unter die Lupe nehmen, die einen digitalen Arbeitsplatz rechtfertigen.

Der digitale Arbeitsplatz: ein breit angelegtes Konzept

Ein digitaler Arbeitsplatz unterteilt ein Unternehmen in zwei Dimensionen – horizontal, über alle Abteilungen hinweg sowie vertikal, innerhalb spezifischer Geschäftsprozesse. Streckenweise kann es dadurch erscheinen, dass jeder einzelne Aspekt eines Unternehmens miteinbezogen wird, was es in einem gewissen Sinne auch tut.

Befragen Sie 10 Mitglieder von Organisationen, wie ihr idealer digitaler Arbeitsplatz aussehen würde und wie dieser sie unterstützen könnte. Sie werden schnell eine beträchtliche Menge an Vorschlägen erhalten. Diese werden von den ausgefallensten (kleinen) Tools und Gadgets bis hin zu allgemeinen theoretischen Konzepten reichen. Ich habe selber bereits eine Anforderungstabelle mit 136 Elementen gesichtet, um diese zu gruppieren und mir einen besseren Überblick verschaffen zu können.

Die Reihe an nötigen Fähigkeiten, Tools und organisatorischen Aspekten, die zur Errichtung eines digitalen Arbeitsplatzes benötigt werden, können sich als sehr umfangreich erweisen. Wir ziehen es an dieser Stelle daher vor, nicht näher auf die Features und die Architektur einzugehen. Stattdessen werden wir uns die wichtigsten operativen Vorteile anschauen, die einen digitalen Arbeitsplatz ausmachen.

Die wichtigsten operativen Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

Die am weitesten verbreiteten Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes (in keiner bestimmten Reihenfolge)

#1: DIE DIGITALE TRANSFORMATION ERMÖGLICHEN

Unternehmen, die die "digitale Transformation" auf ihrer Agenda gesetzt haben, haben begriffen, dass diese nur unter bestimmten Voraussetzungen erfolgreich abgewickelt werden kann. Es muss mit Kunden, Partnern sowie Lieferanten angemessen umgegangen und kommuniziert werden und diese sollten untereinander ebenfalls gut mit der internen Organisation vernetzt sein.

Der Zweck von digitalen Arbeitsplätzen besteht in der Erstellung einer solchen Ausrichtung, um die Innen- und Außenwelt digital vernetzen zu können.

#2: DAS VERNETZEN VON PERSONEN ZUR EFFEKTIVEREN ZUSAMMENARBEIT

Unabhängig des Standorts, der Zeitzone oder des Geräts kann ein digitaler Ansatz zu einer besseren Kommunikation und Vernetzung zwischen Personen führen. Sei es durch einen strukturierten oder einen Ad-hoc-Ansatz – Sie werden die von Ihnen benötigten Informationen wohl kaum mehr durch Ihren Kollegen erhalten, denen Sie gerade zufällig auf den Gang begegnen.

Ein digitaler Arbeitsplatz ermöglicht es Ihnen, sich mit Experten oder Kollegen zu verbinden – ungeachtet ihres derzeitigen Standorts.

#3: RATIONALISIERUNG UND OPTIMIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN AUF DIGITALE ART

Digitale Arbeitsplätze helfen bei der Durchführung von Geschäftsprozessen. Als Wegbereiter sollte der digitale Arbeitsplatz es jedem Mitarbeiter auf natürliche und  gewöhnliche Art erleichtern, seine täglichen Aufgaben abzuwickeln, während gleichzeitig der gesamte Geschäftsprozess die Qualitätsstandards und Regelungen einhält.

#4 FÖRDERN SIE DIE INNOVATION

Das Innovieren stellt keinen einfachen Prozess dar und resultiert in der Regel darin, eine große Anzahl an Ideen sowie Feedback zu sammeln und ebenso kreativ vorzugehen. Digitale Arbeitsplätze können Sie dabei unterstützen, innovative Ideen zu sammeln, zu teilen und zu besprechen. In diesem Sinne wird sogar mehr erreicht als bei einem ganztätigen Brainstorming-Meeting mit 10 Personen. Digitale Arbeitsplätze nutzen die Macht der Masse.

#5 GESTALTUNG UND VERBESSERUNG DER MITARBEITERERFAHRUNG

Indem Mitarbeitern Tools des 21. Jahrhunderts zur Verfügung gestellt werden, können diese effizienter und flexibler arbeiten. Sie sind motivierter und stolz, ihrer Organisation anzugehören.

Im digitalen Zeitalter kommt dies der Erhaltung der jüngeren Generation zugute: Die Humanressourcen sind für Unternehmen, die langfristig wettbewerbsfähig, innovativ und leistungsfähig bleiben wollen, von entscheidender Bedeutung.

#6 SPEICHERUNG UND WEITERGABE VON WISSEN

Wir werden nun die Auflistung mit dem trivialsten Punkt abschließen, den ich als Experte im Content-Management fast vergessen hatte: die Speicherung und Weitergabe von Wissen im gesamten Unternehmen.

Kann ein digitaler Arbeitsplatz Ihnen dabei helfen, Ihre strategischen Ziele zu erreichen?

Die operativen Vorteile entsprechen sicherlich einigen strategischen Zielen Ihres Unternehmens für dieses Jahr oder für die nächsten drei bis fünf Jahre. Mein Rat lautet: Diese strategischen Ziele zu prüfen und zu ermitteln, ob ein digitaler Arbeitsplatz Ihnen bei der Verwirklichung dieser Ziele wirklich weiterhelfen kann.

Dieser Ansatz wird Ihnen zwei äußerst wichtige Dinge ermöglichen:

• Ein Business Case für jeden Bereich eines digitalen Arbeitsplatzes, auch wenn es sich dabei nur um einen kleinen Teil handelt. Zum Beispiel: Wenn eines der Ziele der Wissensaustausch zwischen den Abteilungen darstellen soll, könnte es eine gute Idee sein, eine soziale Plattform innerhalb des Unternehmens ins Leben zu rufen. Da diese durch die Unternehmensziele gefestigt ist, sollte die Verteidigung des Business Case sich als einfacher gestalten.
  
  
• Eine Roadmap, die verdeutlicht, im Rahmen welcher logischen Abfolge, Prioritäten und Zeitlinien sich der digitale Arbeitsplatz hin entwickelt. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut, und digitale Arbeitsplätze brauchen Jahre, um zu reifen. Klein anfangen und große Ergebnisse erzielen, stellt höchstwahrscheinlich den besten Weg dar, einen digitalen Arbeitsplatz in einem stetigen Tempo wachsen zu lassen.

Fazit

Die häufigsten operativen Vorteile für digitale Arbeitsplätze fördern die Ermöglichung der digitalen Transformation, eine effizientere Zusammenarbeit, die Optimierung von Geschäftsprozessen, die Förderung von Innovationen, die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung sowie die Weitergabe von Wissen.

Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, Ihre strategischen Ziele mit diesen Geschäftsfaktoren abzustimmen, um zu ermitteln, ob ein digitaler Arbeitsplatz bei der Erreichung Ihrer Ziele dienlich sein kann.

Sehen Sie sich in der Zwischenzeit an, wie Office 365 den digitalen Arbeitsplatz einer Vertriebsabteilung strukturiert.