Dans un article de blog précédent, nous avons discuté sur l’évolution des intranets traditionnels vers un écosystème plus vaste, dans lequel tout est connecté : les personnes, les processus ainsi que les informations. Le tout est soutenu par la technologie en tant qu’extension des espaces de travail traditionnels, d’où le terme de la Digital Workplace.
Nous vous présenterons donc dans cet article les principaux avantages opérationnels justifiant une Digital Workplace.
La Digital Workplace : un concept étendu
Une Digital Workplace partage l’entreprise en 2 dimensions: horizontalement entre les départements et verticalement, au cœur de processus d’affaires spécifiques. Par moments, elle paraît englober chaque aspect d’une entreprise, ce qui, dans un certain sens, est effectivement le cas.
Posez la question à dix membres d’une organisation à quoi ressemblerait leur Digital Workplace idéale et comment celle-ci pourrait les aider. Vous obtiendrez alors une liste d’idées considérable, allant de (petits) outils et gadget hautement sophistiqués jusqu’aux concepts théoriques les plus généraux. J’ai observé moi-même un tableur d’exigences contenant 136 éléments, essayant de les regrouper afin d’obtenir une vue d’ensemble de haut niveau.
L’ensemble de compétences, des outils et des aspects structurels requis pour mettre en œuvre une Digital Workplace peuvent s’avérer comme extrêmement vaste. Ceci est aussi la raison pourquoi nous n’élaborerons pas les nombreuses fonctionnalités ainsi que l’architecture à ce stade. En fin de compte, nous allons plutôt observer de plus près les avantages opérationnels qui justifieraient une Digital Workplace.
Les principaux avantages opérationnels dans le cadre d’une Digital Workplace
Les avantages les plus répandus pour une Digital Workplace sont (sans ordre particulier) :
#1 : EN FACILITANT LA TRANSFORMATION DIGITALE
Les compagnies ayant opté pour une voie vers la transformation digitale ont compris que celle-ci ne peut uniquement fonctionner s’ils alignent la façon de gérer, de communiquer et de se connecter avec leurs clients, leurs partenaires ou leurs distributeurs dans le cadre de l’organisation interne.
Une Digital Workplace leur permet de se connecter avec des experts ou des collègues, où qu’ils se trouvent.
#2 : RATIONALISATION ET OPTIMISATION DES PROCESSUS D’AFFAIRES DE MANIÈRE DIGITALE
Indépendamment du lieu, du fuseau horaire ou du dispositif, la voie digitale peut fournir un élan considérable dans le cadre de communication entre les individus. Que ce soit d’une façon structurée ou ad hoc, vous ne trouverez plus les informations requises simplement en rencontrant des collègues dans le couloir de votre bureau.
Une Digital Workplace leur permet de se connecter avec des experts ou des collègues, où qu’ils se trouvent.
#3: RATIONALISATION ET OPTIMISATION DES PROCESSUS D’AFFAIRES DE MANIÈRE DIGITALE
Les Digital Workplace aident à exécuter les processus d’affaires. En tant que moteur, la Digital Workplace devrait rendre les tâches quotidiennes de chaque employé plus simples, plus naturelles et aussi plus triviales, tout en assurant que la totalité de processus d’affaires reste conforme aux standards de qualité et de législation.
#4 : CULTIVER L’INNOVATION
L’innovation est un processus complexe et souvent le résultat d’un rassemblement d’idées, de commentaires ainsi que de raisonnements originaux. Les Digital Workplace peuvent vous aider à collecter et partager des idées innovatrices et d’en discuter, le résultat se montrant souvent plus fructueux qu’avec une dizaine d’individus faisant du brainstorming lors d’une réunion d’une journée complète. Ils tirent parti du pouvoir de la foule.
#5 : MODELAGE ET AMÉLIORATION DE L’EXPÉRIENCE EMPLOYÉ
En fournissant des outils du 21ième siècles aux collaborateurs, vous leur permettez de travailler de manière efficace et flexible, ce qui les motivera davantage et leur donnera un sentiment de reconnaissance et de fierté d'appartenir à l'organisation.
À l'ère digitale, ce développement aide clairement à la fidélisation de la jeune génération: les ressources humaines sont d'une importance élémentaire pour les entreprises voulant rester compétitives, innovantes et performantes à long terme.
#6 : RÉTENTION ET PARTAGE DES CONNAISSANCES
Nous terminerons avec l’aspect le plus anodin, que j’aurai même presque oublié en tant qu’expert dans la gestion de contenu : la rétention et le partage des connaissances à travers toute l’organisation.
Une Digital Workplace peut-elle vous aider à atteindre vos objectifs stratégiques ?
Il est certain que les avantages opérationnels correspondent au moins en parties aux objectifs stratégiques de votre entreprise pour cette année, ou encore pour les 3, voire même 5 prochaines années. Mon conseil est d’observer ces objectifs stratégiques de plus près afin de déterminer si une Digital Workplace peut réellement aider à les atteindre.
Cet exercice vous rapportera deux éléments extrêmement importants :
- Une analyse de rentabilisation pour quelconque partie d'une Digital Workplace, même si elle ne représente qu'une petite partie. Par exemple: si le partage des connaissances entre les départements est l'un des objectifs, il pourrait être favorable de lancer une plateforme sociale au sein de l'entreprise. Et puisqu’elle est soutenue par les objectifs de l'entreprise, la défense de l'analyse de rentabilisation ne devrait pas être si difficile.
- Une feuille de route illustrant la séquence logique, les priorités et les échéanciers de la Digital Workplace. Rome n'a pas été construite en un seul jour, et dans le même esprit, les Digital Workplace mettent des années à mûrir. En commençant petit mais en gérant de résultats substantiels, vous posséderez probablement la meilleure approche afin de pouvoir réaliser une Digital Workplace à un rythme soutenu.
Conclusion
Les avantages les plus courants des Digital Workplace sont l'assistance pour permettre la transformation digitale, une collaboration plus efficace, l'optimisation des processus métier, la culture d’innovation, l'amélioration de l'expérience employée ainsi que le partage des connaissances.
Nous vous suggérons fortement de faire correspondre vos objectifs stratégiques avec avantages opérationnels afin de détecter si une Digital Workplace peut vous aider à atteindre ces objectifs.
En attendant, découvrez comment Office 365 permet de structurer la Digital Workplace d'un service commercial.
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