Die Revolution des digitalen Arbeitsplatzes: jetzt einsteigen

Eines ist sicher: Der digitale Arbeitsplatz wird kommen, ganz gleich, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist oder in welcher Branche Sie tätig sind.  Arbeitsverhältnisse, in denen die Mitarbeiter grundsätzlich an ein physisches Büro gebunden sind, dürften schon bald der Vergangenheit angehören. In einer Zeit, in der immer effektivere und preisgünstigere Technologien eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen, lassen sich die Einführung digitaler Arbeitsplätze und der damit verbundene Wandel gar nicht mehr aufhalten. Inzwischen sind wir meilenweit von der Situation entfernt, die noch vor einigen Jahren in diesem Bereich bestand: Damals kamen Tools und Plattformen für die digitale Zusammenarbeit nur für die großen Player infrage, da sie zeitaufwändig, teuer und personalintensiv waren.

Welche Schlüsselfaktoren sorgen für einen erfolgreichen Wandel? Wenn Sie die digitale Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen auf neue Füße stellen möchten, reicht es nicht aus, lediglich eine neue Technologie einzuführen: Bei der dafür erforderlichen Transformation geht es nicht nur um das Ziel, sondern vielmehr um eine sorgfältig geplante Reise dorthin. Zweifellos wird und muss auf dieser Reise der Wandel in Ihrem gesamten Unternehmen vorangetrieben werden. Dieser Wandel bezieht sich dabei auch auf die Art der Aufgaben, die Ihre Beschäftigen erledigen, sowie auf die gesamte Mitarbeitererfahrung. Und genau hier gibt es die meisten Fallstricke. Was macht es schließlich für einen Sinn, wenn in Ihrem Unternehmen zwar die beste Technologie verfügbar ist, aber niemand dazu in der Lage ist, diese richtig anzuwenden?

Nutzen Sie die Technologie, die Sie wahrscheinlich ohnehin schon besitzen 

Vermutlich arbeitet Ihr Unternehmen bereits mit Microsoft Office 365. Aber schöpfen Sie das Potenzial dieser Software auch wirklich vollständig aus?  Die Office 365 Suite beinhaltet nicht nur die klassischen Anwendungen, mit denen jeder bereits vertraut ist. Ihre immense Leistungsfähigkeit steckt vielmehr in einer Unmenge von Kommunikations- und Produktivitätsfunktionen.

Zugegeben, die Vorstellung, die Möglichkeiten dieser Zusammenarbeitssoftware vollständig auszuschöpfen, wirkt erst mal ziemlich einschüchternd. Das Großartige an Office 365 ist jedoch, dass es den Benutzern jede Menge Tools zur Verfügung stellt, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern – und zwar mit einheitlichen Funktionen und in einer Umgebung, in der sie sich bereits sehr gut auskennen und zu Hause fühlen. Diese Vertrautheit erleichtert nicht nur die Akzeptanz, sondern auch die technische Umsetzung solcher neuen Formen des digitalen Arbeitens. Wenn Sie sich auf eine einfache Integration in andere Systeme verlassen können, erlangen Sie automatisch die vollständige Skalierbarkeit und Kontrolle über alle Prozesse, die die Sicherheit Ihrer Geschäftsinformationen gewährleisten.

Der Lord Voldemort für Unternehmen: die Cloud

Nicht wenige empfinden die Cloud als eine Art „düstere Wolke“, die drohend über uns schwebt. Sie, deren Name nicht genannt werden darf. Sie rüttelt sämtliche CIOs, IT-Manager und Geschäftsführer wach. Die Zeit der herkömmlichen physischen Server im Büro ist vorbei oder neigt sich zumindest dem Ende zu. Stellen Sie sich die Tausenden IT-Sicherheitsingenieure vor, die in Vollzeit bei Microsoft arbeiten, und vergleichen Sie diese mit Ihrem firmeneigenen Supportteam, das mit einem begrenzten Budget und einer beschränkten Bürofläche auskommen muss. Cloud-Server sind nicht nur flexibler und zuverlässiger, sondern auch umweltfreundlicher als firmeneigene Hosting-Lösungen.

Sogar Finanzaufsichtsbehörden bringen modernen Cloud-Lösungen inzwischen Wohlwollen und Akzeptanz entgegen, obwohl sie diese zunächst strikt ablehnten. Seit die rechtlichen Rahmenbedingungen in technischer, operativer und gesetzlicher Hinsicht geklärt sind, sind selbst die konservativsten Institutionen bereit, auf Cloud-Sourcing umzusteigen.

„Und wenn wir uns nicht verändern und einfach mal schauen, was passiert?“

Unternehmen, die eine neue Kultur der Zusammenarbeit zwischen ihren Mitarbeitern schaffen möchten, benötigen geeignete Change-Management-Strategien und -Technologien, die für eine schnelle und tief greifende Benutzerakzeptanz sorgen. Ein solides Rahmenwerk macht es dem einzelnen Mitarbeiter leichter, wesentliche Veränderungen zu akzeptieren und sich bei dieser neuen Form des digitalen Arbeitens einzubringen und zu entfalten.

• Wieso ist Veränderung eigentlich notwendig?

Innovative Tools für digitale Arbeitsplätze bringen viele Vorteile mit sich und ermöglichen schnelle Fortschritte. Am Ende steht immer das Ziel, Teams zufriedener und produktiver zu machen. Obwohl dieser Veränderungsprozess anfangs durchaus etwas respekteinflößend wirken kann, werden Sie ihn im Handumdrehen automatisch beherrschen. Es ist wie beim Autofahrenlernen: Nach einiger Zeit müssen Sie nicht mehr darüber nachdenken, wann es Zeit ist, in den nächsten Gang zu schalten.

• Der Wunsch nach Veränderung

Während manche Menschen immer für Neuerungen offen sind, lehnen andere Veränderungen grundsätzlich erst mal ab. Stellen Sie die richtigen Fragen. So sind Sie besser informiert und haben alle Fakten zur Hand. Intranet-in-a-Box-Plattformen wie Valo (die beliebteste Intranetlösung, die auf Office 365 aufbaut) sind fantastische und schlanke Tools, die Veränderungen möglich machen. Sie zeichnen sich durch ein attraktives Design, benutzerfreundliche Bedienoberflächen sowie zahlreiche Personalisierungsmöglichkeiten aus. Gleichzeitig bieten sie genügend Freiraum für soziale Interaktionen.

• Wissenslücken clever schließen

Office 365 ist mit zahlreichen nützlichen Funktionen ausgestattet. Obwohl die meisten davon ziemlich einfach und selbsterklärend sind, können wir Ihnen dabei helfen, effektive Taktiken für das Veränderungsmanagement umzusetzen und auch entsprechende Lernressourcen bereitstellen, die zu allen Mitarbeiterprofilen in Ihrer Organisation passen. So können Sie sich beispielsweise als Argumentationshilfe einige besonders praktische Funktionen heraussuchen, die nicht nur einfach sind, sondern auch richtig Spaß machen. Wenn Sie diese Trumpfkarten im richtigen Moment ausspielen, gewinnen Sie rasch alle Benutzertypen für die Veränderung – vom ängstlichen Zauderer bis zum beherzten Power-User.

• Die Fähigkeit zur Veränderung

Obwohl Wissen und Können auf den ersten Blick eng miteinander verwandt sind, liegen dazwischen oftmals Welten. Zwar kann man sich jederzeit Wissen zu einer neuen Fähigkeit (z. B. zu den erforderlichen Tools, den Prozessen und der richtigen Technik) aneignen, doch es kann wesentlich länger dauern, bis sich dieses Wissen auch als Performance-Gewinn bemerkbar macht. Als erfolgreiche Herangehensweise hat es sich hierbei unter anderem bewährt, selbst mit gutem Beispiel voranzugehen, genügend Zeit zu investieren und Coaches miteinzubeziehen.

• Nachhaltige Veränderungen braucht Zeit

Es dauert immer eine gewisse Zeit, bis Veränderungen richtig greifen. Indem Sie diese durch Feedback, Korrekturmaßnahmen, klare Verantwortlichkeiten und die geschickte Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle festigen, sorgen Sie für eine fundierte und nachhaltige Veränderung. Dann wird sich Ihre technologische Investition mehr als bezahlt machen und von unschätzbarem Wert sein.

Nun haben Sie einige wertvolle Einblicke gewonnen und können Nägel mit Köpfen machen. Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen nach einer ganz neuen Intranetlösung sucht oder schon seit Längerem über eine Rundumerneuerung des bestehenden Intranets diskutiert: Die Gelegenheit ist günstig, sich der Revolution des digitalen Arbeitens jetzt anzuschließen. Lesen Sie sich die unten stehenden Kommentare durch oder senden Sie uns eine Nachricht, damit wir gemeinsam passende Lösungen für Ihre individuellen Herausforderungen finden können. Falls Sie bereits konkrete Projektpläne haben, können Sie diese natürlich ebenfalls gerne mit unseren Intranetexperten besprechen.