Viele global agierende Unternehmen überlassen die Übersetzung von Website-Content, Produktdokumentation, Kennzeichnungen, Marketingkommunikation und vielem mehr bisher ihren regionalen Zweigstellen.
Es klingt naheliegend, dass sich Übersetzungen lokal oder regional besser steuern lassen. Auf den ersten Blick scheint es sogar kostengünstiger zu sein. Aber es birgt bei näherer Betrachtung oft Risiken in puncto Qualität, Markenkonsistenz und Lieferung, und das wiederum beeinträchtigt die Projektabwicklung und die Transparenz der Ausgaben und Kosten.
Unten nennen wir einige typische Probleme, die ein dezentrales Modell für Übersetzungsprojekte gerne mit sich bringt. Und wir schlagen Lösungen in einem mehrsprachigen Kontext vor.
Ob Sie Übersetzungen über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg optimiert managen möchten oder bei Ihnen gerade ein Projekt zur Beschaffung von Übersetzungsdienstleistungen läuft: Wir sagen Ihnen, wie Sie Ihre Übersetzungsinvestitionen optimal steuern.
Die Herausforderungen eines dezentralen Übersetzungsmodells
Komplexität und Steuerung
Wenn viele Dienstleister am Prozess beteiligt sind, können die diversen Tools und Abläufe, die sie mitbringen, schnell zur Belastung werden: Der Auftraggeber versucht dann mit Mühe, sich daran anzupassen, was der jeweilige Dienstleister vorgibt.
Auftraggeber aus der Medizintechnik- oder pharmazeutischen Branche sind ferner kaum in der Lage, die Qualifikationen der einzelnen Anbieter zu überprüfen. So lassen sich Qualitätsprozesse, SLAs und Preisfindung schlecht steuern.
Skalierbarkeit
Beim dezentralen Modell wählt jeder Einkäufer seinen Übersetzungsdienstleister frei aus. Diese vielen lokalen Dienstleister können ihr Angebot jedoch kaum global hochskalieren bzw. oft das für die Region erforderliche Auftragsvolumen nicht stemmen.
Zudem nutzt jeder Dienstleister eigene Tools: Das erschwert den Austausch von Assets in der Übersetzung, etwa Glossare, Styleguides und Translation Memories. Gerade ein solcher Austausch aber wäre von Vorteil für den Auftraggeber. Das alles limitiert die Skalierbarkeit der globalen Übersetzungstätigkeit. Und wenn Content nicht geteilt und wiederverwendet wird, gehen große Chancen in puncto Kosteneinsparung verloren.
Vorschriftenkonformität
Bei reguliertem Content wird das Thema Compliance schnell zur Herausforderung, und zwar auf globaler genauso wie auf lokaler Ebene. Die Einhaltung von Vorschriften ist gerade für Unternehmen in hochregulierten Branchen wie der Pharmaindustrie, der Medizintechnikbranche sowie für Banken und Versicherungen von herausragender Bedeutung.
Nehmen wir das Beispiel der pharmazeutischen und Medizintechnikbranche: In einem dezentralen Modell, bei dem lokale Tochterunternehmen/Zweigstellen die lokale Produktkennzeichnung übernehmen, kommt es schnell zu Fehlern. Die Zentrale verliert unter Umständen die Kontrolle über die lokale Kennzeichnung und das wiederum gefährdet möglicherweise die Patientensicherheit oder die Compliance.
Eine solche Strategie kann außerdem zu Problemen bei der Datenzuordnung und der Integrität der Inhalte aus einer Quelle führen, was in der Konsequenz den Einsatz von computergestützten Übersetzungstechnologien und maschineller Übersetzung erschwert oder sogar verhindert. Dabei sparen gerade solche Systeme Zeit und Kosten und verbessern die Qualität der Übersetzungen.
Transparenz
Wenn alle lokalen Einkäufer ihre Übersetzungen unabhängig voneinander beauftragen, verliert der Konzern schnell den Überblick über die übersetzungsbezogenen Ausgaben.
Zudem werden Übersetzungsaufträge nicht selten indirekt über Drittanbieter wie Marketingagenturen oder Beratungsunternehmen erteilt. Auch dadurch haben Auftraggeber keine wirkliche Kontrolle mehr über ihre Übersetzungsausgaben.
Die einzelnen Beteiligten am Übersetzungsbeschaffungsprozess erzielen bei den Verhandlungen auch nicht unbedingt immer das beste Preis-Leistungs-Ergebnis. Es fehlt somit die Übersicht, was insgesamt für Übersetzungen ausgegeben wird, und noch weniger lässt sich erkennen, wo Spielraum zur Optimierung und Kostenreduzierung besteht. Ein dezentrales Modell liefert keine transparenten Qualitäts-KPIs, denn alle Einkäufer innerhalb eines Unternehmens sind unabhängig voneinander dafür verantwortlich, Qualitätsstandards zu überwachen und entsprechende Berichte zu erstellen, was oft genug gar nicht passiert.
Die Lösung? Legen Sie den Übersetzungsprozess in die Hände eines einzigen Partners oder einiger präferierter Anbieter.
Zentrale oder dezentrale Übersetzung: Vorteile
Wie heißt es so schön? Viele Köche verderben den Brei. Das gilt auch für Übersetzungsprojekte.
Wenn zu viele Anbieter involviert sind oder der Prozess zu kleinteilig ist, geht schnell der Überblick verloren. Vertrauen Sie alle Übersetzungsprozesse jedoch einem einzigen Volldienstleister Ihres Vertrauens an, sparen Sie langfristig Kosten, verkürzen die Lieferzeiten und erhalten eine konsistent hohe Qualität.
Ein oder einige wenige zuverlässige Anbieter managen den gesamten Ablauf zentralisiert. Das Ergebnis: ein effizienterer Übersetzungsprozess. Ein solch zentraler Übersetzungsprozess spart Kosten und verkürzt die Lieferzeiten. Das Wichtigste aber: Es hilft, die regulatorischen Risiken zu senken und die Qualität zu verbessern.
Die Zusammenarbeit mit einem einzigen Partner bietet viele Vorteile.
Ein Partner – viele Vorteile
Auch die Konzentration auf einige wenige Technologien hat Vorteile. Es ist im Grunde logisch: Wenn alle Beteiligten auf derselben Plattform und mit denselben Tools arbeiten, winken Effizienzgewinne. Die mühevolle Suche nach dem jeweils richtigen Anbieter, der auf Ihre Anfragen antworten, sich Ihr Referenzmaterial ansieht und mit verschiedenen Dateitypen umzugehen weiß, hat dann ein Ende.
Auch das Management von Translation Memories (TM) wird mit einem einzigen Anbieter einfacher. Ein gut gepflegtes TM hat einen unschlagbaren Vorteil: Je mehr Inhalte Sie mit dem System übersetzen lassen, desto mehr lässt sich bei neuen Übersetzungen wiederverwenden. Das bedeutet eine ständig steigende Produktivität und sinkende Kosten.
Wenn ein einziger Anbieter Ihres Vertrauens Ihr Translation Memory verwaltet, reduziert sich das Risiko, dass wertvolle Assets falsch eingepflegt oder nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden.
Nicht zu vergessen ist die zentrale Verwaltung der Terminologie. Sie ist für einen einheitlichen Markenauftritt und die konsistente Nutzung von Begriffen innerhalb des Unternehmens unverzichtbar.
Noch einfacher wird es, wenn das Glossar direkt mit den Übersetzungs-Tools verknüpft ist. Bei der abschließenden Qualitätssicherung erkennen zusätzliche Checks fehlende Terminologie-Übereinstimmungen. Wenn die Glossare regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden, müssen die Übersetzer weniger Terminologie recherchieren, können schneller liefern – und die Produktivität steigt.
Ein zentrales Terminologie-Management sorgt für bessere Übersetzungen und einen konsistenten Markenauftritt in den verschiedenen Märkten.
Schließlich noch das zentralisierte Übersetzungsmanagement: Ein einziger Partner garantiert hier vollständige Kostentransparenz über die gesamte Beschaffungskette hinweg. Acolad sorgt mit seinem Kundenportal für genau diese Transparenz. Auf diesem Portal werden alle Anfragen, Angebote und genehmigten Aufträge gespeichert und können lückenlos nachverfolgt werden.
Mehrere präferierte Anbieter
Acolad hat schon bei vielen Kunden ein System implementiert, bei dem Technologie, Kooperation der Dienstleister und Standardarbeitsanweisungen für die Zusammenarbeit mit mehreren präferierten Anbietern im Mittelpunkt stehen.
Nächste Schritte: Wann kommt eine zentrale Übersetzungs- und Lokalisierungsstrategie in Frage?
Ob Sie eine eigene Übersetzungsabteilung haben oder mehrere Teams an verschiedenen Standorten Ihres Unternehmens für die Übersetzungen verantwortlich sind: Wichtig ist ein Übersetzungs- und Lokalisierungspartner, der alle Stakeholder ins Boot holt und ihnen hilft, ihre Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen. Ein solcher Partner kennt die Best Practices für jede Art von Content und für alle Geschäftsbereiche.
Mit einem Globalisierungspartner, der sowohl die globale als auch die lokale Perspektive im Blick hat, sind Sie in der Lage, Ihren Kunden noch hochwertigere Produkte und Services anzubieten.
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