Les entreprises dont les processus et applications brassent beaucoup de documents ont un grand intérêt à utiliser un système de gestion documentaire. Les systèmes de gestion documentaire sont, en gros, des lieux de stockage digitaux pour fichiers et documents - ce que l'on appelle communément des « référentiels » qui servent à tracer et conserver des documents électroniques. Des métadonnées (date de création, nom de l'auteur, etc.) peuvent être ajoutées à chaque document conservé, ceci afin d'optimiser les recherches effectuées parmi de gros volumes de documents digitaux ou d'afficher le rôle précis d'un document au sein d'un fichier entier.
Il existe de nombreuses plateformes de gestion documentaire sur le marché : Microsoft Sharepoint, K2, Alfresco and Documentum, pour n'en citer que quelques-unes. Dans ce blog, nous allons nous pencher sur Documentum.
Documentum a été fondée en 1990 et rachetée par EMC² Corporation en 2003, laquelle a été rachetée à son tour par Dell Inc. en 2015, pour donner naissance à Dell EMC. Elle fait maintenant partie du portefeuille ECD de la solution EIM d'OpenText après que cette dernière a procédé au rachat de la division Contenu d'entreprise de Dell EMC en février 2017, Documentum inclus.
Pourquoi j'aime Documentum ? Le système offre une flexibilité à plein d'égards, tant pour le développeur que l'utilisateur. Documentum permet de choisir une interface utilisateur à son goût et adaptée à ses besoins. Le système est conçu pour grandir en même temps que votre entreprise, soit en augmentant le nombre de serveurs, soit en passant au cloud. De plus, Documentum interagit en toute transparence avec d'autres systèmes, tels des logiciels de digitalisation. Avec ses nouvelles fonctions de partage de fichiers il est possible de les partager entre collègues, de manière rapide et sûre.
Dans ce billet, je vais vous présenter cinq raisons d'aimer Documentum. Après toutes ces années, je suis toujours autant emballé par l'univers de la gestion documentaire.
N° 1 – Des interfaces utilisateur flexibles
La première raison d'aimer Documentum est la flexibilité des interfaces utilisateur.
Choisir l'interface utilisateur d'un référentiel de contenu Documentum était autrefois une opération complexe, car les options étaient nombreuses : Webtop, CenterStage ou DAM. Et la plupart du temps, en plus, il fallait combiner ces interfaces, si bien qu'il était quand même nécessaire de les personnaliser au final.
EMC² a fait de gros efforts pour moderniser ses interfaces utilisateur. De façon générale, on peut dire qu'il existe maintenant deux interfaces utilisateur graphiques principales pour un référentiel de documents et contenus : D2 et xCP. Elles peuvent être utilisées séparément ou ensemble.
Interface utilisateur 1 : D2
Si vous voulez une interface utilisateur de gestion documentaire prête à l'emploi et configurable, choisissez D2.
La configuration peut être aussi simple que de définir le contexte de vos rôles d'utilisateur et sélectionner des options dans une matrice. Il vous suffit de déterminer les outils dont vos utilisateurs ont besoin dans une situation donnée et de commencer la configuration. Vous pouvez préciser la disponibilité des actions et widgets :
- L'utilisateur a-t-il le droit de naviguer dans les dossiers ?
- Quel genre de listes de documents sont disponibles ?
- À quoi ressemble la page des propriétés ?
- L'utilisateur a-t-il le droit à un aperçu du document ou non ?
- Quelles actions de menu sont disponibles dans un contexte donné ?
De la même manière, certaines tâches sont déjà automatisées dans votre application, comme le nommage et la numérotation automatiques ainsi que l'auto-classification. L'utilisateur peut ainsi choisir parmi des espaces de travail conviviaux et contextuels.
Interface utilisateur 2 : xCP (xCelerated Composition Platform)
Votre travail quotidien implique-t-il des processus dynamiques qui exigent la collaboration de différents utilisateurs ? Par exemple pour traiter des demandes d'indemnisation si vous travaillez dans une société d'assurance ou pour des documents juridiques ? Ou est-ce que vos utilisateurs ont des besoins plus personnalisés concernant l'application ? Dans l'affirmative, optez pour Documentum xCP (xCelerated Composition Platform).
On peut comparer Documentum xCP à une boîte à blocs de construction: avec lui il est assez simple de configurer une interface sans codage, ce qui permet de composer une application parfaitement conforme à ses besoins. Vous pouvez ainsi satisfaire plus de 80 % (et parfois même 100 %) de vos besoins simplement par configuration. Mais ne vous y trompez pas, xCP est également suffisamment flexible pour permettre à un développeur d'intégrer du code manuel voire même de créer des widgets personnalisés pour obtenir le comportement voulu pour l'application.
Vous pouvez jeter un œil à la page de démonstration de l'application Documentum xCP.
En plus de proposer l'une des meilleures plateformes de gestion documentaire et de contenu, EMC² et ses partenaires travaillent également au développement de solutions prêtes à l'emploi pour différents secteurs verticaux comme l'énergie et le génie, les sciences de la vie, la santé, le secteur public ainsi que les services financiers et l'assurance.
Toutes ces solutions sont basées sur (ou migreront vers) des applications basées sur D2 ou xCP. Il existe déjà un large choix de solutions disponibles.
N° 2 – Un système flexible : commencez petit, puis grandissez
Voici une deuxième bonne raison d'apprécier Documentum : le système est connu pour être l'un des plus robustes et évolutifs en son genre. Grâce à son modèle de licence basé sur le nombre d'utilisateurs, vous pouvez commencer à utiliser Documentum avec 5 salariés et continuer à l'utiliser avec 50 ou 500 salariés. Vous pouvez également étendre votre parc de serveurs au fur et à mesure de vos besoins.
Modèle de licence basé sur les utilisateurs
Le modèle de licence est basé sur les utilisateurs, ce qui veut dire que vous pouvez commencer par un petit projet en vue d'inciter à la collaboration digitale dans l'un de vos services par exemple. Vous n'avez pas à supporter d'emblée de lourds investissements en infrastructure de serveurs, développement d'applications et droits de licence. Après un premier projet réussi, vous pourrez facilement étendre votre implémentation de Documentum et votre base d'utilisateurs en ajoutant de nouvelles applications.
Volume de serveurs extensible
Côté serveur, grandir n'est pas un problème. Même en ayant commencé petit et entassé autant de composants Documentum que possible sur quelques serveurs, la situation peut évoluer. Une montée en charge horizontale (ajout de serveurs) ou verticale (ajout de mémoire et puissance de calcul) reste possible. Toute la pile de produits prend en charge la virtualisation et plusieurs systèmes d'exploitation. Quand votre système fait face à une augmentation de charge, les différents composants de l'installation Documentum peuvent être déplacés sur des serveurs séparés et configurés en mode haute disponibilité et/ou équilibrage de charge. Les environnements de serveurs de base de données en grappe sont pris en charge pour les grands fournisseurs de base de données.
Si votre entreprise se porte vraiment bien et prend une dimension qui dépasse les frontières de votre site actuel voire s'internationalise, votre système Documentum est prêt à suivre votre croissance. Il prend en charge la mise en cache par filiale et plusieurs référentiels à différents endroits avec synchronisation du contenu.
Gestion du cycle de vie des documents
Enfin, afin de préserver l'efficacité de votre système et assurer la pertinence de votre contenu actif, vous devez réfléchir au cycle de vie de vos informations. Ce n’est certainement pas une bonne idée de conserver toutes vos données actives au sein d'un référentiel qui ne cesse de s'étendre, qui devient lent et contient du contenu obsolète. Même si une montée en charge est possible pour continuer à faire tourner les choses correctement, vous devriez songer soit à archiver, soit à éliminer vos informations. Les ingénieurs de Documentum sont au courant de vos préoccupations et vous apportent des solutions pour relever ce défi. Avec des stratégies de conservation configurables, il est possible d'archiver les informations moins actives sur une solution basée sur InfoArchive. (Soit dit en passant, les possibilités d'InfoArchive vont bien au-delà du présent cas d'usage).
Commencer petit puis grandir paraît intelligent, non ? Comme vous pouvez le voir, c'est tout à fait faisable avec les produits Documentum. Néanmoins, il convient de souligner que la conception de votre architecture d'information, la conception et l’exécution des fonctionnalités conviviales et l’installation et la maintenance de vos services Documentum exigera l'intervention de développeurs qualifiés.
N° 3 – Hébergement flexible du système
La flexibilité de l'hébergement du système est la troisième chose appréciable chez Documentum.
Tout est en train de migrer dans le cloud. Il est vrai que dans l'avenir, cela pourrait et risque de devenir réalité, et ce développement se montre rapide. Mais pour le moment, un certain nombre d’entreprises n’est pas disposées à héberger les données internes à l'extérieur. Certaines d’entre-elles n'en ont d’ailleurs même pas le droit.
Autrefois, les systèmes de gestion documentaire étaient toujours hébergés localement. Avec Documentum, c'est tout à fait possible et c'est même encore le cas la plupart du temps, notamment pour les systèmes de petite à moyenne taille. Comme dit plus tôt, il faut garder en tête qu'installer, entretenir et configurer des systèmes de gestion documentaire nécessite l'aide de développeurs Documentum professionnels.
Si votre entreprise préfère se concentrer sur son cœur de métier plutôt que d'investir dans l'acquisition de savoir-faire interne, EMC² a une solution dans le cloud pour vous : OnDemand.
Je ne saurais mieux le dire, et je vais donc les citer :
La solution de services gérés OnDemand d'EMC² permet aux clients de tirer profit de services gérés localement ou dans un cloud privé pour exécuter les applications Documentum (Webtop, D2, xCP, la solution Énergie et Génie, la solution Sciences de la vie), Captiva et Document Sciences xPression.
Notez que cela peut être au choix, sur site ou dans un cloud privé. Vous obtiendrez un système installé, surveillé, géré et mis à niveau par un spécialiste.
N° 4 – Interaction flexible avec d'autres systèmes
Les systèmes de gestion de documents et contenus étaient autrefois des référentiels d'information cloisonnés et indépendants, à côté des bases de données, systèmes ERP, etc. Heureusement, cette ère est révolue depuis longtemps. Aujourd'hui, ils s'intègrent parfaitement aux autres applications métier. Documentum offre cette possibilité également - et c'est là une quatrième bonne raison de vouloir travailler avec.
Votre système de gestion documentaire Documentum peut devenir l'un des éléments centraux de votre évolution vers la digital workplace :
- Des applications de digitalisation telles que Captiva ou Kofax numérisent votre flux de production papier. Elles s'intègrent en toute transparence à Documentum et peuvent être utilisées comme canaux d'entrée d'informations digitales ;
- D'autres applications contenant déjà des informations structurées ou non peuvent interagir avec Documentum par le biais de services web. La consommation des informations provenant du référentiel et l’entrée des données et du contenu dans le référentiel sont toutes les deux possibles. Sans entrer dans les détails techniques, le référentiel de contenu de Documentum prend en charge différentes implémentations de services web : CMIS (services d'interopérabilité de gestion de contenu : un format ouvert), DFS (services de fondation Documentum) et les services Documentum Rest.
D'autres systèmes peuvent également être intégrés à votre application Documentum. Pour la conception des processus dans xCP, vous disposez d'un ensemble complet d'activités de traitement qui vous permettent non seulement d'interagir avec des bases de données, mais aussi de consommer les services web fournis par d'autres systèmes.
Comme vous pouvez le voir, interagir avec Documentum ne nécessite plus d'employer des connecteurs spécifiquement développés. Même s'il ne s'agit pas d'un produit open source, il a beaucoup gagné en ouverture et souplesse, que ce soit pour être intégré à d'autres applications ou pour s'intégrer à d'autres systèmes.
N° 5 – Partage de documents flexible
La dernière bonne raison d'aimer Documentum dans cette liste est le partage de documents.
Comme indiqué plus haut, le modèle de licence de Content Server et des produits associés de Documentum repose sur les utilisateurs. Cela peut être considéré comme avantage, mais peut autant devenir problématique si vous avez un très grand nombre ou un nombre indéfini de consommateurs d'information. Dans ce cas, vous devez pouvoir partager les informations de votre référentiel de contenu avec le monde extérieur de manière contrôlée. Et là encore, plusieurs options s'offrent à vous :
- Syncplicity : en utilisant le connecteur Syncplicity pour Documentum, les processus de xCP peuvent partager automatiquement le contenu présent dans votre référentiel. D2 possède aussi des fonctionnalités intégrées de partage de documents avec Syncplicity à partir de l'interface utilisateur. Avec Syncplicity, votre contenu est disponible n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel appareil. Et tout cela est sécurisé : votre entreprise garde la main sur le contenu partagé par la fonction intégrée de gestion des droits d'information (IRM).
- Des services de diffusion interactive permettent à votre entreprise de publier des informations depuis votre serveur de contenu vers un référentiel mis en cache. Des applications web peuvent ensuite consommer ces informations afin de les mettre à disposition via différents canaux.
- Quant à xPression Documentum Edition, elle vous permet de créer des communications personnalisées et multi-canaux avec les clients.
Il s'agit d'une petite liste basée sur les produits EMC² capables de s'intégrer étroitement à votre référentiel Documentum. Il existe certainement de nombreuses autres solutions. L'idée ici est simplement de « démontrer » que votre système de gestion de contenu Documentum est suffisamment flexible pour apporter une réponse à bon nombre de vos défis commerciaux.
Conclusion
Documentum a beaucoup à offrir, mais à mon avis, sa caractéristique la plus intéressante est sa flexibilité. En choisissant d'utiliser Documentum dans votre entreprise, vous obtenez un système qui comprend deux interfaces utilisateur (D2 et xCP) que vous pouvez utiliser séparément ou ensemble. Vous bénéficiez d'un système qui grandit avec votre entreprise, que ce soit pour le nombre d'utilisateurs, de serveurs ou de fichiers gérés au sein du système. Un système qui vous permet de passer au cloud ou de conserver vos fichiers localement, selon vos besoins. Deux dernières raisons d'aimer Documentum : sa flexibilité d'intégration à d'autres systèmes et ses multiples options de partage de fichiers en gardant la main sur votre contenu.
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