Les processus d’appels d’offres pour des services de traduction consomment énormément de ressources, aussi bien du côté des clients que du côté des prestataires qui y répondent. Mais rien ne vous oblige à procéder toujours de la même manière pour aborder ces processus indéniablement utiles.
La récession à venir va impacter vos budgets de localisation, et tout l’enjeu de cette saison des appels d’offres, qui a déjà commencé, va être de continuer à profiter de traductions de qualité tout en limitant les coûts. Difficile toutefois d'être rapidement rentable avec des processus d’appels d’offres si chronophages.
Le moment est donc venu d’optimiser votre processus d’appels d’offres. Comme nous, retenez uniquement ce qui fonctionne et combinez ces éléments avec de nouvelles méthodes de sélection de talents.
Nous vous présentons ci-dessous cinq méthodes pour optimiser vos futurs appels d’offres, accélérer votre prise de décisions basées sur les données et mieux traverser cette période difficile.
1 - Recherche rapide de partenaires
Certaines entreprises ont mis en place une solution d’appel d’offres rapide. Elles envoient aux partenaires potentiels une courte demande d’informations. Les parties prenantes de l’entreprise préparent un document d’une page récapitulant leurs exigences et présentant leurs principaux défis ou besoins. L’entreprise organise ensuite une visioconférence au cours de laquelle le prestataire doit répondre à l’oral à des questions supplémentaires dans un délai limité.
Ce processus lui permet de mettre un visage sur les réponses fournies par le prestataire, de se faire une idée de sa personnalité, et d’évaluer la véracité et la solidité de ses compétences.
En fonction du cahier des charges, l'entreprise peut attribuer le projet directement après cet entretien ou poursuivre le processus avec une liste réduite de prestataires.
2 - Réunion préalable à l’appel d’offres
Une fois que vous avez sélectionné vos partenaires potentiels, invitez chacun d’eux à vous rencontrer en personne pour une réunion préalable à l’appel d’offres. Cette visite leur permettra de se familiariser avec vos équipes, vos processus et les technologies en place, ainsi qu’avec la culture de l’entreprise et vos méthodes de travail.
Au lancement de l’appel d’offres, les prestataires pourront vous préparer une réponse beaucoup plus adaptée à vos besoins et à vos défis, car ils auront compris vos exigences. Vous économiserez ainsi de nombreux échanges de demandes d’informations.
3 - Démonstration de faisabilité
Vous avez aussi la possibilité de mettre en place une démonstration de faisabilité. Vous pourrez ainsi non seulement gérer les risques, mais également intégrer des technologies ou services innovants et comprendre leur valeur ajoutée, en plus de la quantifier dans le temps.
La démonstration de faisabilité est un processus itératif qui offre des possibilités de collaboration et d’innovation inenvisageables dans le cadre d’un appel d’offres classique. Elle permet aussi de faire adhérer d’autres parties prenantes clés de votre entreprise au changement.
4 - Cahier des charges
Envoyez à votre liste de prestataires préqualifiés un cahier des charges décrivant vos besoins en détail. Puis demandez à chaque prestataire de vous soumettre une offre personnalisée et créative conforme à ce cahier des charges.
Pour assurer la cohérence et simplifier la comparaison ultérieure, fournissez-leur un modèle dans lequel saisir leurs réponses. Mais laissez-les choisir la manière de répondre et les informations supplémentaires qu’ils jugent nécessaire d’inclure.
5 - Un appel d’offres inversé
Dans un processus d’appel d’offres classique, l’échange de questions-réponses permet aux prestataires de poser des questions pour affiner la personnalisation de leur offre en fonction des spécificités du client. Si vous voulez vraiment expérimenter et changer votre façon de faire, pourquoi ne pas faire de ce processus votre appel d’offres ?
Autorisez vos quelques partenaires potentiels à vous poser chacun 10 questions maximum concernant les défis qui vous sont propres, puis demandez-leur de vous soumettre une offre pour relever ces défis.
6 - Appel d’offres en vidéo
Lorsque vous évaluez des partenaires potentiels pour des services de localisation de contenus exigeant de la créativité comme l’e-learning, le marketing ou même des sites web et des applications, permettez-leur de soumettre leurs offres autrement que dans des formats Word/PDF standard qui ne dévoilent pas toute l’étendue de leurs compétences.
Demandez-leur plutôt de produire une vidéo de 5 à 10 minutes dans laquelle ils raconteront leur parcours unique. Permettez aux prestataires d’être aussi créatifs qu’ils le souhaitent (dans le cadre des exigences de votre appel d’offres) sur des sujets obligatoires/suggérés au cours d’une vidéo d’une durée limitée.
Et pour finir
Bien sûr, personne ne sait exactement ce que l’avenir nous réserve. Mais si la récession a réellement lieu, les défis auxquels les entreprises sont déjà confrontées seront exacerbés. Lorsque vous évaluez un partenaire de traduction potentiel, veillez à tenir compte de facteurs comme l’humilité, la volonté de faire face à l’incertitude et la capacité à s’adapter rapidement à votre situation.
Pour connaître d’autres bonnes pratiques et stratégies éprouvées de planification des appels d’offres et savoir comment atteindre vos objectifs commerciaux tout en réduisant vos coûts, consultez notre guide complet : réussir son appel d’offres pour des services de traduction.
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